Так, например, химический отдел 1-го Прибалтийского фронта уничтожил все дела по 1943 год включительно. В числе уничтоженных материалов оказались документы о химической разведке противника, сведения о противохимической защите войск фронта, данные о применении огнеметно-зажигательных и дымовых средств. Уничтоженными оказались и материалы по изучению опыта войны.
Такое же положение отмечается и в управлении бронетанковых и механизированных войск 1-го Прибалтийского фронта, где все дела за 1942 год уничтожены. Безответственное отношение к историческим документам в этом управлении привело к тому, что в числе уничтоженных материалов оказались топографические карты с обстановкой противника перед бывшим Калининским фронтом.
Если одни штабы и управления вопреки существующим положениям уничтожают исторические материалы, то другие бесцельно накапливают и возят их с собой. В инженерном управлении 2-го Прибалтийского фронта хранятся дела бывшего Северо-Западного фронта за 1941, 1942 и 1943 годы. В управлении связи 2-го Прибалтийского фронта хранятся дела бывшего Брянского фронта.
Есть штабы, учреждения и заведения, которые исторического материала хотя и не уничтожают, но в силу безразличного к нему отношения сдают этот материал в органы, которые к приему и хранению исторического материала никакого отношения не имеют. Штаб 43-й армии дела 1941, 1942 и 1943 годов сдал на хранение не в историко-архивный отдел НКО, а в Октябрьский райвоенкомат города Западная Двина. Штаб инженерных войск 43-й армии дела и материалы за 1941 и 1942 годы сдал в склад № 1817, не интересуясь судьбой сданных материалов.
Все это происходит потому, что в штабах, управлениях, учреждениях и заведениях действующей армии нет еще бережливого отношения к историческим документам.
Приказываю:
1. Ответственность за сохранность дел и документов и своевременную их сдачу в историко-архивный отдел НКО возложить на начальников штабов фронтов, армий, соединений и частей, а также на начальников учреждений и заведений.
2. В делопроизводстве штабов соединений и частей, управлений, учреждений и заведений держать дела и материалы только текущего года, необходимые для повседневной работы.
3. Передачу дел и материалов в другие органы и уничтожение их запретить.
4. Все дела и материалы за прошлые годы, а также текущего года, ненужные для повседневной работы, сдавать только в историко-архивный отдел НКО (гор. Бузулук, Первомайская, 62).
5. Сдаваемые дела и материалы оформлять в соответствии с требованием приказа НКО № 170 1939 года (ст. ст. 153-158 и 163).
Из трех экземпляров описей, составляемых на сдаваемые материалы, два экземпляра вместе с делами направлять историко-архивному отделу НКО.
Историко-архивный отдел НКО на присланные в его адрес дела и материалы обязан выслать сдатчику извещение о их получении.
Описи, остающиеся у сдатчика, подшиваются в дела после получения извещения о приеме материалов.
6. Каждый случай самовольного и незаконного уничтожения дел и материалов немедленно расследовать и виновных привлекать к ответственности.
7. Начальникам штабов фронтов периодически проверять, чтобы в штабах, учреждениях и заведениях действующей армии не хранились документы за прошлые годы, а также и текущего года, если они не нужны для практических целей, и чтобы эти документы своевременно сдавались в историко-архивный отдел НКО.
8. Сдачу дел и материалов производить в зависимости от количества сдаваемых дел и их секретности путем пересылки материалов через органы фельдсвязи или в вагонах со специально выделенными сдатчиками.
9. Настоящий приказ объявить под расписку всем штабным офицерам.
10. Приказы НКО № 0331 1941 года и № 0174 1942 года отменить.